Fast jedes Unternehmen bemüht sich, KI in seine Arbeitsabläufe und Prozesse zu integrieren.
Aber wie viele von ihnen machen es richtig?
KI ist kein Wundermittel, das jedes Problem lösen kann.
Sie müssen sie auf eine Weise einsetzen, die die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter unterstützt. Schließlich bestreitet niemand, dass es viele Anwendungsfälle für KI gibt.
Die Herausforderung für viele Unternehmen besteht darin, herauszufinden, wo sie anfangen sollen.
Die gute Nachricht: Wir werden untersuchen, wie Sie Microsoft Teams mit KI erweitern können:
- Ihre Wege zur Adoption
- Wichtige Dinge, die Sie beachten sollten, bevor Sie loslegen
- Beliebte Anwendungsfälle im Moment
- Häufige Herausforderungen, denen Sie begegnen können
- Andere nützliche Erkenntnisse über KI und Teams
Lesen Sie weiter, wenn Sie wissen möchten, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um die KI in Microsoft Teams.
Erste Schritte mit KI in Microsoft Teams
KI zu Microsoft Teams hinzuzufügen ist nicht schwer.
Microsoft hat den Prozess in drei gängige Pfade vereinfacht.
Weg #1: Teams Prämie
Dieses Upgrade ermöglicht grundlegende KI-Funktionen in Teams. Dazu gehören Besprechungstranskriptionen, KI-generierte Notizen, Zusammenfassungen und verbesserte Sicherheit durch End-to-End-Verschlüsselung.
Dies könnte der ideale Weg sein, wenn Ihr Unternehmen nur grundlegende KI-Funktionen benötigt. Diese Option ist jedoch eingeschränkt und unterstützt nur die begrenzten Funktionen, die in einer Teams Premium-Lizenz enthalten sind.
Weg #2: Microsoft 365 Copilot
Diese Option gibt Unternehmen einen echten Einblick in die Möglichkeiten von KI, indem sie KI in Meeting-Recaps, Stimmungsanalysen, die Erstellung von Dokumenten anhand von Unternehmensdaten und vieles mehr integriert.
Dies ist der ideale Weg für Unternehmen, die fortschrittliche KI-Funktionen wünschen, die getestet, einfach zu implementieren und weniger komplex zu verwalten sind.
Weg #3: Copilot Studio
Mit dieser Option erhalten Unternehmen eine besser anpassbare Version von Copilot, mit der sie maßgeschneiderte KI-Erlebnisse schaffen können, indem sie den Datenzugriff beschränken und aufgabenspezifische Bots erstellen.
Dieser Weg ist am besten für Unternehmen geeignet, die individuelle Bots zur Unterstützung ihrer Anwendungsfälle und internen Arbeitsabläufe erstellen möchten.
3 Dinge, die Sie vor dem Einsatz von KI wissen müssen
KI hat ein enormes Potenzial, wenn sie richtig eingesetzt wird. Trotzdem stürzen sich viele Unternehmen auf den Einsatz von KI, ohne die Grundlagen zu verstehen.
Überprüfen Sie die Lizenzierungsanforderungen
Bevor Sie etwas unternehmen, müssen Sie die Lizenzierungsanforderungen für KI in Teams verstehen. Sie müssen die richtigen Lizenzen erwerben, sei es Teams Premium, Microsoft 365 mit Copilot oder Copilot Studio.
Es ist wichtig, sich über die aktuellen Lizenzanforderungen und Preise zu informieren, da sie sich häufig ändern.
Verstehen Sie, wie Datensicherheit funktioniert
Der Zugang zu Daten ist nach wie vor eines der größten Probleme für Unternehmen, die KI-Lösungen einsetzen möchten.
Falsch konfigurierte Berechtigungen können dazu führen, dass nicht autorisierte Benutzer auf sensible Daten zugreifen.
Beginnen Sie damit, Ihre internen Datenzugriffsrichtlinien zu überprüfen. So erhalten Sie ein klares Bild davon, wer auf welche Daten zugreifen kann, und verhindern, dass bei der Einführung von KI ungewollt Daten preisgegeben werden.
Identifizieren Sie strategische Nutzer
Die meisten Mitarbeiter können in irgendeiner Form von KI profitieren, aber zunächst sollten Sie herausfinden, welche Benutzer am meisten profitieren können.
Nutzen Sie die Nutzungsberichte von Microsoft 365, um zu sehen, welche Benutzer von den KI-Funktionen profitieren könnten. Konzentrieren Sie sich bei der ersten Implementierung auf diese „Power-User“, um die Wirkung Ihrer Investition in eine KI-Lösung zu steigern.
Beliebte Anwendungsfälle für KI in Teams
Jedes Unternehmen möchte die Zusammenarbeit und Produktivität steigern. Deshalb ist es sinnvoll, Microsoft Teams um KI zu erweitern.
Aber wie nutzen Unternehmen diese Technologie heute? Hier sind ein paar beliebte Anwendungsfälle, die wir in der Praxis gesehen haben:
Automatisieren Sie Sitzungsprotokolle und Zusammenfassungen:Schreiben Sie mit, fassen Sie zusammen und erstellen Sie Folgemaßnahmen für Meetings. | Terminplanung Konflikte:KI kann Terminkonflikte lösen, indem sie neue Termine für sich überschneidende Besprechungen findet. | Sentiment-Analyse in Echtzeit:Erfassen Sie die Gefühle eines Kunden in Echtzeit mit KI-gestützter Stimmungsanalyse. |
Präsentationen und Dokumententwürfe erstellen:Erlauben Sie Copilot, Daten und Dateien aus unterstützten Office 365-Anwendungen abzurufen, um Präsentationen zu erstellen, Dokumente zu entwerfen und Berichte zu erstellen. | Kontrollieren Sie, woher die Informationen stammen:Konfigurieren Sie Richtlinien, die den Zugriff auf Daten aus dem Internet beschränken und sicherstellen, dass Ihre KI nur auf überprüfte interne Datenquellen zugreifen kann. | Erstellen Sie benutzerdefinierte Chat-Bots:Unterstützen Sie mit benutzerdefinierten Chatbots fortgeschrittenere und differenziertere Anwendungsfälle wie Kundensupport oder Wissensabfrage aus historischen Daten. |
Automatisieren Sie Sitzungsprotokolle und Zusammenfassungen:
Schreiben Sie mit, fassen Sie zusammen und erstellen Sie Folgemaßnahmen für Meetings.
Terminkonflikte:
KI kann Terminkonflikte lösen, indem sie neue Termine für sich überschneidende Besprechungen findet.
Sentiment-Analyse in Echtzeit:
Erfassen Sie die Gefühle eines Kunden in Echtzeit mit KI-gestützter Stimmungsanalyse.
Präsentationen und Dokumententwürfe erstellen:
Erlauben Sie Copilot, Daten und Dateien aus unterstützten Office 365-Anwendungen abzurufen, um Präsentationen zu erstellen, Dokumente zu entwerfen und Berichte zu erstellen.
Kontrollieren Sie, woher die Informationen stammen:
Konfigurieren Sie Richtlinien, die den Zugriff auf Daten aus dem Internet beschränken und sicherstellen, dass Ihre KI nur auf überprüfte interne Datenquellen zugreifen kann.
Erstellen Sie benutzerdefinierte Chat-Bots:
Unterstützen Sie mit benutzerdefinierten Chatbots fortgeschrittenere und differenziertere Anwendungsfälle wie Kundensupport oder Wissensabfrage aus historischen Daten.
3 Einschränkungen, die KI in Microsoft Teams beeinträchtigen
Obwohl das Ziel darin besteht, jede Bereitstellung nahtlos zu gestalten, sollten Sie sich einiger Herausforderungen bewusst sein, die KI mit sich bringt.
Diese Einschränkungen umfassen:
- Sicherheitsbedenken: Die richtige Konfiguration der Zugriffskontrollen ist entscheidend. Administratoren müssen Microsoft Sentinel aktiv überwachen, um sicherzustellen, dass die KI-Eingabeaufforderungen nicht auf nicht autorisierte Daten zugreifen.
- Reife der Funktionen: Einige KI-Funktionen, wie z.B. die Generierung von Excel-Formeln und PowerPoint-Verbesserungen, befinden sich noch in der Entwicklung und wurden auf der Microsoft Ignite 2024 als verbesserungswürdig hervorgehoben.
- Kostenüberlegungen: M365 Copilot kostet $30 pro Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung oder nach einem Pay-as-you-go-Modell. Für benutzerdefinierte Copilot-Bots ist eine zusätzliche Lizenzierung erforderlich, wobei Pay-as-you-go-Optionen verfügbar sind.
Wie sieht die Zukunft der KI in Microsoft Teams aus?
Die Zukunft von Microsoft Teams wird auf die eine oder andere Weise mit Copilot zu tun haben, egal ob es sich dabei um integrierte Funktionen wie die in Teams Premium oder um erweiterte Funktionen handelt, die über Microsoft 365 Copilot oder Copilot Studio freigeschaltet werden.
Was auch immer die Zukunft bringt, wir erwarten rasche Fortschritte in der Technologie, um neue Anwendungsfälle zu unterstützen, einschließlich:
- Wachstum bei der KI-Integration: Contact Center sind nach wie vor ein wichtiges Thema für Microsoft. Sie haben bereits KI-Agenten für Unified Communications- und Contact Center-Lösungen angekündigt. Erwarten Sie, dass Konkurrenten wie Zoom und Cisco ihre Bemühungen um neue KI-Tools fortsetzen werden, insbesondere für den Einsatz in Kontaktzentren.
- Telekommunikation und KI: Der Schwerpunkt von Microsoft verlagert sich von der Telekommunikationsinfrastruktur auf KI. Der Verkauf von MetaSwitch spiegelt diesen Strategiewechsel wider, wobei der Schwerpunkt stärker auf den KI-Funktionen von Copilot und Teams liegt.
- Verbesserte Kontaktzentren: KI wird eine wichtige Rolle bei der Modernisierung von Contact Centern spielen, die über Sprache und E-Mail hinausgehen und prädiktive und Stimmungsanalysen einschließen.
- Anpassbarkeit und Effizienz: Tools wie Copilot Studio ermöglichen es Unternehmen, KI-Lösungen zu erstellen, die auf bestimmte Arbeitsabläufe zugeschnitten sind, und so die Effizienz und den ROI zu maximieren.
Wie können Sie die laufende Wartung und Verwaltung angehen?
Selbst die besten Lösungen erfordern laufende Wartung und Verwaltung.
KI ist nicht anders. KI ist zwar intelligent, aber keine Lösung, die man einfach so hinstellt und vergisst.
Hier finden Sie einige Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen die Langlebigkeit Ihres neuen KI-Einsatzes sicherstellen kann.
Nutzung überwachen
Was nützt ein KI-Tool, wenn es niemand nutzt?
Administratoren sollten regelmäßig Nutzungsberichte und Datensicherheitskonfigurationen über Microsoft Sentinel überprüfen, um besser zu verstehen, wer KI nutzt, wie sie genutzt wird und wie sie sich auf die Sicherheit auswirkt.
Sie können Sensibilitätskennzeichnungen in Office 365 verwenden, um sicherzustellen, dass die mit Copilot erstellten Dokumente und Daten den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
Anpassung an die Bedürfnisse der Benutzer
Irgendwann werden Sie unweigerlich ändern müssen, wie Ihre Teams auf die KI zugreifen. Das ist völlig normal.
Was auch immer geschieht, stellen Sie sicher, dass sich Ihre KI-Richtlinien und -Funktionen an die Bedürfnisse der Benutzer anpassen.
Die Einführung sollte schrittweise erfolgen. Beziehen Sie frühzeitig die Abteilungen mit hoher Nutzung ein, um die Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, sollten Sie die KI-Funktionen langsam auf andere Abteilungen ausweiten, um den ROI zu messen und Feedback zu sammeln.
Produkt-Updates verfolgen
KI ändert sich fast täglich, da Microsoft ständig Updates und neue Funktionen für Copilot veröffentlicht.
Ihre Administratoren müssen über die neuesten Trends, Updates und Funktionen der Plattform auf dem Laufenden bleiben. Auf diese Weise können Sie die richtigen Funktionen schnell integrieren, wenn sie verfügbar werden.
Holen Sie noch mehr Nutzen aus Ihrer Investition in Microsoft Teams
Microsoft Teams ist die weltweit führende Kollaborationsplattform für Unternehmen in allen Branchen.
Machen Sie das Beste aus Ihrer Investition in Teams, indem Sie leistungsstarke KI-Funktionen in Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe integrieren.
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