Viele Unternehmen geben die traditionellen analogen Festnetztelefondienste zugunsten modernerer VoIP-Kommunikationsdienste auf.
In der Tat, über 61% der Unternehmen von heute auf VoIP-Netzwerkdienste um, sobald ihr bisheriger Vertrag für Festnetzkommunikation ausläuft.
Doch auch wenn VoIP die Verwaltung Ihrer Geschäftskommunikation bequemer macht, erfordert der nahtlose Wechsel Ihrer Geschäftskommunikationssysteme eine umfangreiche Planung und Ausführung.
Bevor Sie zu VoIP wechseln, sollten Sie einige Faktoren sorgfältig abwägen. Lesen Sie weiter, um mehr über die sechs entscheidenden Schritte zu erfahren, die Sie beim Wechsel zu VoIP beachten müssen.
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1. VoIP-Netzwerk-Zuverlässigkeit
Bei der Umstellung auf ein VoIP-Netzwerk ist ein wichtiger Vorbereitungsschritt die Sicherstellung der Zuverlässigkeit der Netzwerkdienste. Das Letzte, was Ihr Unternehmen nach der Umstellung auf ein VoIP-Netzwerk gebrauchen kann, sind Serviceausfälle.
Glücklicherweise können viele VoIP-Netzwerkdienstleister Unternehmen, die einen solchen Service benötigen, stabile und zuverlässige Dienste anbieten. Der VoIP-Netzwerkdienst ist ein digitaler Technologiedienst, der Unternehmen den Umgang mit einem unbegrenzten Anrufvolumen und dessen Weiterleitung erleichtert.
Die VoIP-Netzwerktechnologie wird immer zuverlässiger und attraktiver für Unternehmen, die von veralteten und traditionellen analogen Festnetztelefonen umsteigen möchten.
Viele VoIP-Anbieter sind sogar bereit, in ihren SLAs oder Service Level Agreements eine zuverlässige Netzwerkanbindung zu garantieren.
Viele Unternehmen versprechen jetzt bis zu 99,99% VoIP-Netzwerkbetriebszeit SLA-Garantien. Um diese 99,99%ige Betriebszeitgarantie in einen Kontext zu setzen, bedeutet dies, dass Ihr Unternehmen maximal acht Stunden pro Jahr Ausfallzeit hat.
Und eine 99,999%ige Betriebszeitgarantie per SLA bedeutet, dass Ihr Unternehmen nur fünf Minuten Ausfallzeit pro Jahr hat.
Wenn sich das gut anhört, dürfen Sie nicht vergessen, dass jedes professionelle Unternehmen erst prüfen wird, bevor es Vertrauen anbietet. Wenn Ihr Unternehmen auf ein VoIP-Netzwerk umsteigen möchte, brauchen Sie vertrauenswürdige Zuverlässigkeit.
2. Verifizierung und Vertrauen
Es ist wichtig, dass Sie einem potenziellen VoIP-Anbieter die richtigen Fragen stellen, wenn es um seine Produkte, Dienstleistungen und seinen Support geht.
Hier sind ein paar wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten:
- Verfügen sie über ein redundantes Netzwerk? Mit anderen Worten: Verfügt der Dienstanbieter über mehrere redundante Server, falls ein Server ausfällt?
- Können die Server Ihren regelmäßigen Datenverkehr bewältigen? Können sie bei Bedarf skaliert werden, wenn Sie zusätzliche Kapazitäten benötigen?
- Wie sieht es mit dem Kundendienst und der Unterstützung aus? Werden sie verfügbar sein, wenn Sie technische Probleme haben?
- Wie einfach können Sie sich bei möglichen VoIP-Problemen mit dem Kundensupport in Verbindung setzen? Bieten sie 24/7-Support? Ist er lokal?
Sie müssen sicherstellen, dass ein potenzieller VoIP-Anbieter die Verfügbarkeit und Servicequalität bietet, die Ihren Erwartungen entsprechen.
Und schließlich sollten Sie sich die Kundenrezensionen verschiedener VoIP-Anbieter in den sozialen Medien ansehen.
Informieren Sie sich über die Zuverlässigkeit, bevor Ihr Unternehmen einen VoIP-Dienst in Anspruch nimmt.
3. Übergangsprozess
Der Migrationsprozess, der auch als Übergangs- oder Umstellungsprozess bezeichnet wird, ist der Prozess, bei dem das Kommunikationssystem Ihres Unternehmens auf ein VoIP-Netzwerk umgestellt wird.
Bevor Sie zu einem VoIP-Netzwerk wechseln, sollten Sie sich über den gesamten Übergangsprozess informieren.
Eine VoIP-Umstellung umfasst zweifelsohne mehrere Schritte und technische Prozesse.
Vergewissern Sie sich, dass Sie jeden Schritt des VoIP-Umstellungsprozesses genau verstehen, bevor er beginnt. Nach der VoIP-Umstellung möchten Sie nicht falsch informiert, verwirrt oder durch technische Probleme belästigt werden.
Schließlich möchten Sie nicht einen neuen Arbeitstag mit Ihrem neuen VoIP-System beginnen, nur um dann festzustellen, dass weder Sie noch Ihre Mitarbeiter wissen, wie man es benutzt oder wie man Probleme behebt.
Fragen Sie nach einer detaillierten Liste des VoIP-Umstellungsprozesses. Viele VoIP-Umstellungsprozesse sind für Unternehmen mit rein digitalen Kommunikationssystemen möglicherweise minimal. Allerdings sollten Sie ein solches Ideal nicht als selbstverständlich ansehen.
Ihr VoIP-Dienstanbieter kann von Ihrem Unternehmen verlangen, bestehende Telefonnummern auf neue Geräte und Telefone zu portieren. Möglicherweise muss eine neue Software installiert werden. Möglicherweise müssen neue Telefone und Kommunikationsgeräte installiert werden. Und bestehende Telefonnummern müssen möglicherweise auf das neue VoIP-System übertragen werden.
Die Schulung in der Nutzung des VoIP-Systems sollte Teil des Umstellungsprozesses sein. Ihr neuer VoIP-Dienstanbieter sollte Live- oder Webinar-Schulungen anbieten, damit jeder weiß, wie man das System benutzt. Fragen Sie, ob Sie Bedienungsanleitungen oder Online-Links zu Video-Tutorials erhalten.
4. Start-up und Budgetierung der Kosten
VoIP, oder Voice over Internet Protocol, ist ein analoges Telefongespräch, das in Datensignale umgewandelt wird, die über Internetprotokolle übertragen werden.
Sie können VoIP nutzen, um über das Internet zu telefonieren, so wie Sie auch E-Mails nutzen oder Websites besuchen.
Die VoIP-Datentechnologie kann mit herkömmlichen analogen Telefonsystemen oder digitalen Mobilfunksystemen verwendet werden.
Sie müssen all diese Informationen kennen, um besser zu verstehen, wie viel Geld Sie für die Umstellung oder Inbetriebnahme Ihres VoIP-Dienstes ausgeben müssen.
VoIP-Netzwerkdienste sind für die meisten Unternehmen erschwinglich, insbesondere da die meisten Unternehmen im 21.
Wenn Ihr Unternehmen vollständig digitalisiert ist, müssen Sie keine neuen Geräte kaufen, und Ihre Anlaufkosten dürften gleich Null sein. Denken Sie daran, dass VoIP nur Telefonate über das Internet ermöglicht.
Die Umstellung von einem herkömmlichen analogen Telefonsystem auf VoIP kann mit geringen, erschwinglichen Kosten verbunden sein. Für die Umstellung von analogen auf digitale Nummern und die Aktivierung können Sie mehrere Dutzend Dollar an Gebühren zahlen.
Es kann sein, dass in Ihrem Unternehmen obligatorische Schulungen durchgeführt werden müssen, damit alle mit VoIP vertraut sind. Auch für VoIP-Schulungen können Gebühren anfallen.
Die monatlichen Gebühren für VoIP-Dienste liegen für kleine Unternehmen im Durchschnitt zwischen $20 und $50 oder mehr. Aber wenn Ihr Unternehmen expandiert, können sich diese Kosten ändern.
Sprechen Sie mit dem VoIP-Anbieter, den Sie in Erwägung ziehen, und erkundigen Sie sich nach allen Einführungskosten. Bei einigen VoIP-Anbietern müssen Sie beispielsweise die Telefonanlage kaufen, die Ihr Unternehmen nutzen kann.
Stellen Sie eine Liste mit Fragen auf und berücksichtigen Sie alle möglichen Startkosten, damit Sie sich auf Ihr Budget beziehen können.
5. Gehostete VoIP-Dienste vor Ort oder online?
Eine der wichtigsten Entscheidungen, die Sie treffen können, ist die Entscheidung, ob Sie Ihr VoIP-Service-Netzwerk vor Ort oder online hosten lassen.
Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Die Wahl des richtigen VoIP-Hosting-Systems ist eine persönliche Angelegenheit, die von den persönlichen Vorlieben und den geschäftlichen Anforderungen abhängt.
Wenn Sie ein VoIP-Netzwerk vor Ort einrichten, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Geräte kaufen, sie installieren und mit Unterstützung des Anbieters selbst warten. Und Sie müssen über Bereiche oder Platz verfügen, die für die Unterbringung der VoIP-Hardware vorgesehen sind.
Wenn Sie Ihre VoIP-Einrichtung vor Ort hosten, haben Sie mehr Kontrolle über den Dienst und können besser studieren, wie er funktioniert.
Die Wahl eines Online- und Cloud-basierten VoIP-Hostingdienstes ist sehr bequem. Sie können sich auf die Verwaltung Ihrer geschäftlichen Anforderungen konzentrieren, während der VoIP-Hosting-Service Ihr VoIP-Netzwerk installiert, wartet, verwaltet und am Laufen hält.
In diesem Szenario müssen Sie keine (oder nur sehr wenig) VoIP-bezogene Ausrüstung kaufen und sind auch nicht für deren Wartung verantwortlich. Sie sind jedoch vollständig von der Professionalität des VoIP-Dienstanbieters abhängig, wenn es darum geht, Ihre Geschäftskommunikation am Laufen zu halten.
Wählen Sie sehr weise, bevor Sie eine solche Entscheidung treffen.
6. Sicherheit
Unternehmen sind durch Cyberangriffe wie Malware und Viren in E-Mails, Audio-Spam, Entführung und Manipulation von Anrufen, Phishing, Denial-of-Service und andere tägliche Bedrohungen gefährdet.
Fragen Sie Ihren VoIP-Dienstanbieter nach seinen proaktiven Cybersicherheits- und Verschlüsselungsprotokollen. Fragen Sie direkt, wie Ihr VoIP-Anbieter Ihr Unternehmen und seine Daten schützt.
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