Kommunikation ist das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Sie ist die wichtigste Art und Weise, wie Ihr Unternehmen mit Kunden, Mitarbeitern und Partnern in Kontakt tritt und zusammenarbeitet.
Da praktisch alle Unternehmen den Übergang zur Digitalisierung vollzogen haben, ist eine Aufrüstung der Geschäftskommunikationssysteme unerlässlich geworden. Die alte Technologie kann den Anforderungen der heutigen digitalen Welt nicht mehr gerecht werden, was dazu geführt hat, dass neue IT-Unternehmen entstanden sind, um diese steigende Nachfrage zu bewältigen.
Allerdings gibt es ein Problem. Nicht alle IT-Unternehmen sind gleich. Es gibt mehrere häufige Fehler, die diese unerfahrenen IT-Unternehmen immer wieder machen, und ihre Kunden zahlen dafür.
Lesen Sie weiter, um mehr über die 9 größten Fehler der IT-Abteilung bei der Einführung eines neuen Telefonsystems zu erfahren.
1. Keine gründliche Erkundungsphase durchgeführt
In der Erkundungsphase überprüft das IT-Personal gemeinsam mit dem Kunden alle Elemente des bestehenden Systems. Dabei werden einige weniger offensichtliche und selten genutzte Aspekte vergessen.
Ein gutes IT-Management-Team verfügt über eine Checkliste, um sicherzustellen, dass in der Erkundungsphase nichts übersehen wird.
Einige häufige Dinge, die bei der Planung des neuen Systems übersehen oder unbeabsichtigt ausgelassen werden, sind:
- Faxnummern
- Notruftelefone im Aufzug
- Overhead-Paging
- Telefonzelle
- Gebührenfreie Nummern
2. Kein Verständnis oder keine Planung für gängige Workflow-Szenarien
Die meisten Unternehmen haben keine komplizierten Anforderungen an ihr Telefonsystem. Es gibt jedoch häufig vorkommende Workflow-Szenarien, die die IT-Abteilung gut verstehen muss, um einen entsprechenden Plan erstellen zu können.
Dies sind einige Beispiele für mögliche allgemeine Workflow-Szenarien, die mehr Überlegungen erfordern als ein typischer Benutzer:
- Rezeption/Rezeption
- Sicherheitsschalter
- Servicegruppen (IT, Kundendienst, Sicherheit)
- Verwaltungsassistenten
- Ferngesteuerte Arbeitnehmer
- Mobile Arbeiter
3. Übersehen der Verkabelung in der Planungsphase
Eine veraltete Verkabelung kann sich negativ auf den Erfolg Ihrer Telefonanlage auswirken. Die Nichtberücksichtigung der vorhandenen Verkabelung kann zu Qualitätsproblemen bei VoIP-Geräten führen. Berücksichtigen Sie bei der Planung des physischen Aspekts Ihrer Implementierung diese Empfehlungen für die Netzwerkqualität:
- Cat5e ist 10x schneller als Cat5
- Cat6 hat eine größere Bandbreite und kann mehr Informationen verarbeiten
4. Unüberlegtes Design Ihres drahtlosen Netzwerks
Wenn Sie Softphones über Ihren drahtlosen Zugang betreiben oder dies planen, sollten Sie Ihr drahtloses Netzwerk überprüfen.
Die folgenden Probleme können auftreten, wenn Ihr Netzwerk nicht auf die effektive Nutzung von VoIP vorbereitet ist:
- Übersättigung des Zugangspunkts
- Jitter
- Latenzzeit
- Schlechte Abdeckung
- RF-Schnittstelle
5. Keine Planung für Servicequalität
Wenn Sie Quality of Service (QoS) nicht einplanen und implementieren, riskieren Sie eine schlechte Audio-/Videoqualität in Ihrem Netzwerk und auf Ihren Geräten.
Damit QoS effektiv ist, müssen die Einstellungen in Ihrem Unternehmen einheitlich sein. Wenn der digitale Datenfluss Ihre QoS-Einstellungen nicht unterstützen kann, verschlechtert sich die Qualität Ihrer Anrufe, Videos und Bildschirmfreigaben.
Momentum nutzt Microsoft Teams, um QoS zu nutzen und eine bessere Audio- und Videoqualität zu gewährleisten. Erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, Microsoft Teams zur Überwachung Ihrer Audio- und Videoqualitätsdaten zu nutzen.
6. Ein verwirrender Wählplan
Wählpläne für Durchwahlen können ziemlich kompliziert werden. Sobald Sie Nebenstellen hinzufügen, mehrere Standorte haben, Akquisitionen tätigen oder Szenarien, in denen sich Nebenstellen überschneiden, gerät die Sache außer Kontrolle.
Ein komplizierter Durchwahlplan bedeutet, dass Sie einen komplizierten Wählplan benötigen, damit alles funktioniert. Wenn Sie ganz von vorne anfangen und einen einfachen Durchwahl- und Anrufplan konfigurieren, ist das einfacher zu verwalten und für die Benutzer leichter zu bedienen.
7. Keine Planung für die Anwahl des Notrufdienstes 911
Viele Unternehmen wissen möglicherweise nicht, welche Anforderungen für Notrufe über VoIP-Systeme gelten. Da VoIP-Dienste von jeder Internetverbindung aus fast überall auf der Welt genutzt werden können, wird es für Notdienste zu einer Herausforderung, den Standort des Anrufers zu bestimmen.
Microsoft Teams bietet eine gute Übersicht über die Einrichtung von Notrufen und die entsprechenden Verfahren:
- Überprüfung der Notfalladresse
- Geo-Codes
- Freigabe von Notrufen
- Dynamischer Notruf
- Weiterleitung von Notrufen
Weitere Informationen zur Notrufnummer 911 finden Sie in den Bestimmungen der FCC zu VoIP und 911-Diensten hier.
8. Keine Planung für erweiterte Anrufströme
Die Implementierung von Anrufflüssen hängt von einer Kombination aus den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und den Wünschen Ihrer Kunden ab. Bei der Implementierung Ihres neuen Telefonsystems sollte Ihr IT-Partner bei der Planung fortschrittlicher Anrufabläufe diese wichtigen Fehler vermeiden:
- Komplizierte oder verwirrende Anrufabläufe
- Keine Nutzung von fortgeschrittenen Anrufabläufen, wo sie sich als nützlich erweisen könnten
- Schlecht gestaltete IVRs
- Schlecht konzipierte Jagdgruppen
9. Keine Strategie für die Bereitstellung
Es gibt einige wichtige Vorbereitungsstrategien, die Sie niemals außer Acht lassen sollten. Wenn Sie diese Fragen berücksichtigen, bevor Sie Ihr neues Telefonsystem in Betrieb nehmen, sind Sie auf Worst-Case-Szenarien wie mögliche Systemausfälle vorbereitet.
- Wie wichtig ist Ihr Telefonsystem für Ihr Unternehmen?
- Was passiert, wenn Ihr Telefonsystem ausfällt?
- Wie belastbar ist Ihr Dienst?
Ein guter IT-Anbieter stellt sicher, dass Sie einen Backup-Plan haben, wenn Sie auf ein neues Telefonsystem umsteigen.
Möchten Sie diese Fehler während Ihres Übergangs vermeiden? Momentum kann helfen
Die Wahl des richtigen Partners für Ihre IT-Anforderungen ist entscheidend für Ihren Erfolg, und ein gründlich arbeitendes IT-Team wird sicherstellen, dass diese häufigen Fehler vermieden werden.
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